Zeiterfassungspflicht

Zeiterfassung  

Hier finden Sie gesetzliche Hinweise zur Zeiterfassungspflicht:

Bundesministeriums für Arbeit und Soziales
Industrie- und Handelskammer
Deutscher Gewerkschaftsbund

Grafische Auswertungen

Vergleich von geplanten und tatsächlich erbrachten Leistungen.

Statistiken für beliebige Zeitbereiche

Hier eine Ansicht, wo Detektiveinsätze separiert sind.

Intelligente Planung

Einsatzplanung  

Mit wenigen Klicks zum fertigen Einsatzplan

In der Planübersicht sehen Sie alle Mitarbeiter, die zur Verfügung stehen und in dem Objekt schon tätig waren.
Berücksichtig werden alle Urlaubs- und Kranktage sowie alle Termine.
Auch Tage an den der Mitarbeiter ein "WUNSCHFREI" angeklickt hat (optional) sind zu sehen.

Monats- und Jahresstundensaldo zählen in echtzeit mit. Maximale Stunden können Mitarbeitern und Arbeitsstellen zugeordnet werden.
Sind keine Vorhanden wird der Vormonat/Vorjahr als Vorgabe benutzt.
Es gibt eine Option "Kernzeitanfang" und "Kernzeitende", diese zählt keine Zeiten ausserhalb der geplanten Zeiten.

Komfortabele und effektive Planung durch Erstellung von Planungsgruppen

Erstellen Sie eine Gruppe von Arbeitsstellen oder Mitarbeitern, die Sie planen möchten. Ein Mitarbeiter kann hier einem Arbeitsplatz zu bestimmten Tagen zugewiesen werden,
indem man auf die Tage klickt.

Ein Arbeitsplatz kann auch einem Mitarbeiter zugewiesen werden.

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Jeder Eintrag kann durch anklicken direkt bearbeitet werden.

Vorgaben zur Planung der zu besetzenden Tage und Zeiten

Planungshilfe

Die Einträge aus den Planvorgaben können hier schnell vervollständigt werden.
Sollten keine Vorgaben vorhanden sein, wird der Vormonat als Vorgabe genommen.
Die Hilfe findet auch passendene Mitarbeiter, wenn zu passender Zeit im Vormonat geplant wurde, ist aber nicht als "automatische Planung" zuverstehen.

Einfach einzutragen

Bei jedem neuen Eintrag stehen alle Informationen von Mitarbeitern und Arbeitsstellen zur Verfügung.

Die Eingabemethode ist bei der Zeiterfassung identisch.

Veranstaltungen und einmalige Einsätze mit festen Aufgaben

Projekte  

"Projekte" ist eine Planung für besondere Ereignisse die unregelmässig sind und von der normalen Planung abweichen, z.B. für einmalige Sondereinsätze oder Veranstaltungen.
Ein Projekt wird bei der Rechnungserstellung als einzelner Posten zusammengestellt und enthält alle zugehörigen Einsätze als Leistungsnachweis.

➔ Im Projektplan können pro Einsatz jedem Mitarbeiter bestimmte Aufgaben definiert werden.
➔ Die Mitarbeiter sehen alle Projekte und können sich für jedes Projekt „vormerken“ (optional).
➔ So haben Sie bei der Planung schon eine Auswahl an Mitarbeitern die teilnehmen wollen.
➔ Wird ein Mitarbeiter geplant, muss dieser Einsatz im Mitarbeiterbereich bestätigt werden.

Perfekte Organisation und Planungsmöglichkeiten

Mitarbeiter können sich vormerken oder Einsätze bestätigen, wenn es gefordert ist.

Wichtige Informationen

Kommunikation  

Die Kommunikationsfunktionen bieten eine effiziente Möglichkeit, wichtige Informationen und Dokumente sowohl für die Mitarbeiter als auch für Kunden und das Verwaltungsteam zentral bereitzustellen. Diese Funktionen verbessern die Kommunikation und ermöglichen eine unkomplizierte Bereitstellung von Dokumenten, die für die Arbeit und die Zeiterfassung relevant sind.

Nachrichtensystem

Das Nachrichtensystem von TimeXpress ermöglicht es, wichtige Mitteilungen direkt an die Benutzergruppen – sowohl für Mitarbeiter, als auch für Kunden oder das Verwaltungspersonal bereitzustellen.
Diese Nachrichten können spezifisch für unterschiedliche Bereiche erstellt werden um sicherzustellen, dass die richtigen Informationen die richtigen Personengruppen erreichen.
Alle Nachrichten erscheinen im Benutzerkonto des jeweiligen Empfängers und können je nach Bedarf schnell abgerufen und gelesen werden, so werden keine wichtigen Informationen übersehen.

Downloadbereich

Im Downloadbereich können relevante Dokumente und Dateien bereitgestellt werden, die den Mitarbeitern, Kunden oder dem Verwaltungsteam zur Verfügung stehen sollen. Dieser Bereich ist in verschiedene Kategorien unterteilt, je nachdem, für wen die Dokumente bestimmt sind.

Für die Mitarbeiter können hier beispielsweise Arbeitsbeschreibungen, Sicherheitsrichtlinien oder Handbücher hinterlegt werden. Die Mitarbeiter können auf diese Dokumente nur zugreifen, wenn sie sich in die Zeiterfassung eingeloggt haben.
Dies gewährleistet, dass die Dokumente nur im relevanten Kontext und zu den richtigen Zeiten zugänglich sind.

Gesprächsverlauf

Ein entscheidender Vorteil ist die Möglichkeit, sämtliche Kommunikation mit Mitarbeitern und Kunden direkt in der Anwendung zu dokumentieren und so einen umfassenden Gesprächsverlauf zu erstellen. Diese Funktion bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die eine klare und nachvollziehbare Kommunikation gewährleisten möchten.

Zentrale Erfassung aller Kommunikationskanäle

In TimExpress können alle Arten der Kommunikation – sei es über E-Mails, Chats, Telefonate oder Meetings – direkt in der Anwendung erfasst und dokumentiert werden. Jede Interaktion mit Mitarbeitern oder Kunden wird in einem einheitlichen Verlauf festgehalten, sodass alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort zugänglich sind. Diese Integration hilft, den Überblick zu behalten und reduziert den Aufwand für die manuelle Erfassung oder Suche nach wichtigen Kommunikationsinhalten.

Vollständige Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Durch die lückenlose Dokumentation aller Gespräche wird eine vollständige Transparenz über die Kommunikation innerhalb des Unternehmens und mit externen Partnern geschaffen. Alle Beteiligten können den Verlauf nachverfolgen, was bei Entscheidungen, Konfliktlösungen oder der Überprüfung von Vereinbarungen äußerst hilfreich ist. Besonders bei komplexen Projekten oder bei der Bearbeitung von Kundenanfragen können frühere Gespräche schnell eingesehen werden, um Missverständnisse zu vermeiden.

Optimierung der Kundenbeziehungen

Indem alle Kommunikationen mit Kunden lückenlos dokumentiert werden, kann das Unternehmen ein besseres Verständnis für die Bedürfnisse und Anliegen seiner Kunden entwickeln. Dies führt zu einer personalisierten Betreuung, da Mitarbeiter genau wissen, worüber bereits gesprochen wurde und welche Anliegen noch offen sind. Auch die Historie von Kundenanfragen, -beschwerden oder -wünschen ist jederzeit abrufbar, was eine gezielte und lösungsorientierte Betreuung fördert.

Effiziente Fehlzeitenverwaltung

Fehlzeiten  

In modernen Unternehmen ist eine transparente und strukturierte Verwaltung von Fehlzeiten ein entscheidender Faktor für effiziente Personalplanung und reibungslose Betriebsabläufe.
Eine zentrale Erfassung von Fehlzeiten bietet dabei nicht nur Übersichtlichkeit, sondern auch entscheidende Vorteile für Führungskräfte, Personalabteilungen und Teams. Alle Fehlzeiten werden in der Planung und Zeiterfassungsansichten berücksichtigt.

Monatsansicht

Jahresansicht

Tabellenansicht

Alle Fehlzeiten werden im Stundenkonto zur Lohnverarbeitung bereitgestellt.

Alle erforderlichen Daten

Buchhaltung; 

Die erfassten Arbeitszeiten bilden die Grundlage für die Erstellung von Rechnungen für Kunden und gewährleisten eine transparente Abrechnung.
Zuschläge für Kundenrechnungen und zur Lohnabrechnung stehen in verschiedenen Ansichten bereit.

Zuschlagsberechnung

Sparen sie sich komplizierte Berechnungen von Zuschlagsstunden und Fehlzeiten.

Tariftabellen

Die Basis der Zuschlagsberechnung sind Tariftabellen. Die Tabellen bieten einen Zeitbereich für Nacht und drei Zeitbereiche für Sonn- und Feiertage.
So ist es möglich alle Vereinbarungen sehr gut abzubilden.
Es können mehrere Tabellen angelegt und individuell an Kunden, Dienstleistern und Mitarbeitern zugewiesen werden.

Verschiedene Optionen für die Darstellung der Zuschlagsberechnung

Passen Sie die Rechnungen an die Wünsche Ihrer Kunden an.

Stundenkonto der Mitarbeiter

Hier laufen alle vorhandenen Daten der Mitarbeiter auf.
Dies ist die Grundlage zum Export in andere Lohn- und Buchhaltungsprogramme.

Kundenrechnungen mit wenigen klicks

rechnungen  

Alle erfassten Einträge aus der Zeiterfassung stehen hier zur Rechnungserstellung bereit. Zur Erstellung muss der Status der Zeiterfassung auf "GELB" stehen.

Keine Leistung wird vergessen oder übersehen

Verschiedene Optionen erstellen die Rechnung ganz nach ihren Bedürfnissen.

Rechnungsposten sind nach Einsatzformen gruppiert. Es kann auch abweichen, z.B. nach Projekten.

Es können auch einzelne Posten in die Rechnung übertragen werden.

Sammelrechnungen - Nur eine statt viele Rechnungen

Ein Kunde - viele Fililalen ?
Kein Problem, erstellen sie eine einzige Rechnung für viele Arbeitsstellen mit wenigen Klicks.

Arbeitsnachweise und Mailversand der Rechnung

Nach Abschluss der Rechnung wird eine PDF-Datei erstellt

Die Rechnung ist danach bereit zum Export in andere Buchhaltungsprogramme.
Alle Einträge aus der Zeiterfassung sind mit dieser Rechnung verknüpft. Eine Änderung ist nur noch nach "STORNIERUNG" der Rechnung möglich.

E-Rechnung in kürze verfügbar

Für Android-Geräte ab V.10

Android-APP  

NICHT im Google-Playstore !

Die APP gibt es nicht im Playstore, es wird für Ihr Unternehmen angepasst. Dadurch gibt es die Möglichkeit, die APP an Ihr Corporate Design anzupassen, incl. Ihrem Firmenlogo.

Die TimeXpress Android-App bietet eine komfortable Möglichkeit für Mitarbeiter, ihre Arbeitszeiten zu erfassen und ihre Einsatzplanung direkt auf ihrem mobilen Gerät einzusehen.
Mit dieser App haben Mitarbeiter jederzeit und überall Zugriff auf ihre aktuellen Arbeitszeiten und geplanten Einsätze, wodurch die Verwaltung von Arbeitszeit und Einsatzplanung wesentlich vereinfacht wird.

Es ist eine ideale Ergänzung zur effektiven Interaktion mit Ihren Mitarbeitern.

Alle hier aufgeführten Hauptfunktionen sind auch in der Webanwendung nutzbar, ausser NFC-Kontrollen, Spracheingabe und Fotoupload sowie der Anwesenheitsalarm sind dort nicht möglich.
Alle Einstellungen werden in der Webanwendung getätigt.

Funktionen der Android-App

Zeiterfassung und Abmeldung

Die Mitarbeiter können sich bequem mit ihrem mobilen Gerät per GPS-Ortung, an- und abmelden. Die erfassten Zeiten werden sofort in das zentrale System übernommen, sodass die Zeiten für die Rechnungsstellung und Lohnabrechnung ohne Verzögerung zur Verfügung stehen.
An- und Abmeldungen an vor Ort installierten NFC-TAGs sind ebenso möglich.

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Arbeitsaufgaben

Detailierte Arbeitsanweisungen zu festgelegten Zeiten mit Text und Foto

Funktionen im Überblick:
➔ Zentrale Zuweisung von Aufgaben durch die Disposition
➔ Feste Zeiten für Beginn, vor der Zeit keine Bestätigung möglich
➔ Detaillierte Beschreibung der Tätigkeit – kein Interpretationsspielraum
➔ Fotos zur Veranschaulichung, z. B. von Soll-Zuständen oder Problemstellen
➔ Rückmeldung nach Erledigung (mit Foto und Kommentar)

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Kontrollrundgänge

Unsere App unterstützt digitale Kontrollrundgänge mithilfe von NFC-Tags, die an Kontrollpunkten angebracht werden. Beim Rundgang scannt der Mitarbeiter die Tags einfach mit dem Smartphone – so wird automatisch dokumentiert, welcher Punkt zu welchem Zeitpunkt kontrolliert wurde.
So funktioniert’s:
➔ NFC-Tag an Kontrollpunkt anbringen (z. B. Tür, Flur, Technikraum)
➔ Smartphone anhalten – Scan erfolgt automatisch
➔ Live-Status der Runde im System sichtbar (z. B. für Leitstelle)

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Anwesenheitsmeldung

Eine besondere Funktion der App ist die Anwesenheitskontrolle, die es ermöglicht, die Sicherheit der Mitarbeiter während ihrer Arbeitszeit zu überwachen.
Die App fordert den Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen zur Bestätigung seiner Anwesenheit und seiner Sicherheit auf.
Sollte der Mitarbeiter innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens nicht reagieren, wird automatisch eine Mitteilung per SMS und E-Mail an definierte Empfänger verschickt.
Diese Mitteilungen enthalten relevante Informationen, um schnell reagieren zu können, falls der Mitarbeiter in einer unsicheren oder notfallhaften Situation ist.

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Allgemeine Nachricht

Erstellen Sie Nachrichten für Besonderheiten, die beim Arbeitsort relevant sind.

Weitere Nutzungsbeispiele:

Wechselnde Fahrtrouten, die gefahren werden müssen
Regelmässige Kundenbesuche
Sicherheitsrundgänge
... und alle anderen Aufgaben, die dokumentiert werden müssen.

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Tätigkeitsberichte mit Text und Foto

Ihre Mitarbeiter können ihre Tätigkeitsberichte direkt per Spracheingabe und Foto dokumentieren.

➔ Direkte Erfassung – ohne Papierkram

➔ Bessere Nachvollziehbarkeitfür interne Zwecke oder gegenüber Kunden

➔ Zeitnahe Übermittlung an das Büro oder die Projektleitung

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Vorkommnisfeld für Vorfälle
Über die App können Mitarbeiter in einem Vorkommnisfeld Vorfälle, die während der Arbeit auftreten, schnell und einfach dokumentieren.
Dies hilft, wichtige Ereignisse festzuhalten, die für die spätere Analyse oder als Grundlage für Sicherheitsmaßnahmen relevant sein könnten.

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Eintrag zu statistischen Zwecken
Z.B. bei Detektiveinsätzen

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Eigene Zeiterfassung und Einsatzplanung

TimeXpress in Action

Videos  

Sehen Sie wie einfach es ist mit TimeXpress zu arbeiten (die Videos sind noch aus einer vorherigen Version) !

Immer die Übersicht behalten, schon auf der Startseite

  Video anschauen ➔ Startseite

Einfach zu bedienen

  Video anschauen ➔ Allgemeine Bedienung

Anmelden

  Video anschauen ➔ Zeiterfassung anmelden

Übersichtliche Einsatzplanung

  Video anschauen ➔ Einsatzplanung

Planer

  Video anschauen ➔ Einsatzplaner

Intelligente Multiplanung

  Video anschauen ➔ Multiplaner

Planvorgaben und Planungshilfe

  Video anschauen ➔ Planungshilfe

Nutzungsentgelte

Preise  

Unsere Anwendung ist eine Plattform, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann.

Keine Vertragslaufzeiten - Erster Monat kostenlos

Testen Sie das Programm (Basic oder Pro), nur wenn es Ihren Ansprüchen genügt bestimmen Sie die Weiternutzung zu folgenden Konditionen :

Paket	Funktionen	Preis / Monat*
TimeXpress Basic	Enthaltene Funktionen ➔ Login für alle Bereiche ➔ Zeiterfassung per Festnetztelefon, Browser, Smartphone, NFC-TAG (nur APP) oder Terminal ➔ Smarte Einsatzplanung mit vielen Optionen ➔ Gesprächsverlauf für alle Objekte ➔ Fehlzeiten von Mitarbeitern und Termine ➔ Eigene Subdomain	50 €
TimeXpress Pro	Alle Basic-Funktionen + ➔ Projektplanung ➔ Tätigkeitsberichte ➔ Arbeitsaufträge mit Rückmeldungen ➔ Wachbuch / Ereigniseingabe mit Rückmeldungen ➔ Kontrollrundgänge	100 €
TimeXpress Complete	Alle Pro-Funktionen + ➔ Automatisierte Rechnungen, Sammelrechnungen und Gutschriften mit wenigen Klicks ➔ Nachrichten- und Downloadsystem ➔ Dokumentenmanagement ➔ Zuschlagsberechnung, Tariftabellen, Statistik ➔ Stundenkonto der Mitarbeiter, Basis für automatisierte Lohnabrechnung ➔ Schnittstellen zu Buchhaltungsprogrammen (Kosten für Anpassung) ➔ Auf dedizierten Server möglich	200 €
Verwaltbare Objekte	Ein Objekt ist ein Kunde, Mitarbeiter, Dienstleister und dessen Mitarbeiter	50 Inklusive
Tel. Zeiterfassung	Zeiterfassung per Festnetztelefon (z. B. für Objekte ohne Internet)	10 Telefonpins Inkl.
Eigene Subdomain	Ihre persönliche Subdomain, Link von Ihrer Firmenseite direkt zur Loginseite	Inklusive
E-Rechnungen	ab 2026 Verfügbar	Inklusive

* Preise zzgl. gesetzlicher MwSt. Monatlich kündbar (nicht bei dediziert) , cloudbasiert, DSGVO-konform.

Optional buchbar zu jedem Paket

Option	Beschreibung	Preis*
Android-APP	Alle Kontrollfunktionen um Fotoaufnahmen, Spracheingabe und NFC-Funktionen erweitern Standard Inkl. Corparate Design	+ 50 € + 100 €
Weitere Objekte	Erweitern Sie Ihr Paket jederzeit um weitere Objekte	80 € je 100 Objekte
Telefon-Anmeldung	Erweitern Sie Ihr Paket jederzeit mit weiteren Telefonpins	20 € je 50 Telefonpins
Zeiterfassungsterminal	Verschiedene Modelle für jede Umgebung. Identifikation mit Ausweiskarten,Schlüsselanhänger.	ab 10 € je nach Modell
Mobile Terminals	Die Terminals kommen mit zum Einsatzort. Identifikation mit Ausweiskarten,Schlüsselanhänger.	ab 10 € je nach Umgebung
Dedizierter Serverbetrieb	Ihr eigener Server mit exklusiver Instanz und Hosting, mit ihremnamen.de	ab 300 € / Monat
Mitarbeiterschulung	Einarbeitung und Schulung (remote oder vor Ort)	ab 149 € nach Aufwand
Individuelle Funktionen	Entwicklung kundenspezifischer Erweiterungen Spezielle Protokollierungen für besondere Bereiche, z.B. Anzeigenerstellung (für Wach- und Schutzdienste)	Pauschal / Stunde nach Aufwand
Nextcloud-Instanz	Ihre eigene Office-Cloud mit allen Funktionen, Homeoffice kein Thema mehr! Firmeneigene Nextcloud für gemeinsames arbeiten an Dokumenten, Datenaustausch und Kommunikation (nur dediziert) ... erfahren Sie mehr	Inklusive + Einrichtungskosten + Kosten für Support
Traccar-Instanz	Kontrollieren Sie Ihren Fuhrpark auf dem eigenen Server ... erfahren Sie mehr	auf Anfrage
International	... bis zu 32 Sprachen möglich !	auf Anfrage

* Alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt. Optional buchbar zu jedem Paket.

Wir beraten Sie gerne über eine passende Konfiguration von TimeXpress für Ihr Unternehmen

Rechtliches

Muss sein  

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Kontakt
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Geschäftsleitung und Programmentwicklung
Telefon: +49 561 774480
E-Mail: web@aytec.cloud

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